ניהול נכון של יומן עבודה, יכול למנוע מצבים לא רצויים בזמן העבודה, כמו פינת עבודה שעומדת ריקה, או מצב בו אין תעסוקה לעובדת בפרק זמן מסויים.
כדי למנוע כמה שיותר מצבים כאלו, בעלת העסק חייבת שתהיה לה שליטה על ניהול יומן העבודה. סנכרון נכון בין העובדים לבין עצמם ובין העובדים לבין הלקוחות, יכול לשפר, לצמצם ולמנוע מצבים מהסוג הזה.
לדוגמא כמה מצבים שניתן למנוע אותם מראש:
1. קביעת משך זמן הטיפול
אם אחת העובדות ידועה בזה שהיא חורגת מזמני הטיפול המקובלים, יש לציין ביומן, טווח זמן ארוך, או קצר יותר לכל טיפול שהיא מבצעת. זה ימנע מצב ששולחן הטיפולים שלה לא יהיה פנוי בזמן, זה ימנע חוסר נוחות ועיכוב של הלקוחה הבאה ועוד…
באותו נושא, יש להתחשב גם בלקוחות שזמן הטיפול בהן הוא ארוך יותר או קצר יותר מהמוצע. בעלת העסק המכירה את לקוחותיה הקבועות, יכולה להשתמש במידע שיש לה ולקבוע את התורים בהתאם להכרתה את הלקוחות.
2. הפסקה בין הטיפולים
צייני ביומן הפסקה קצרה בין לקוחה ללקוחה.
הגדירי מראש ביומן פסק זמן קצר של מספר דקות אותן תקבעי מראש. זה חשוב לרווחתה של העובדת וגם עוזר להתגבר על מקרים לא צפויים שצצים תמיד, תיקונים דחופים וקטנים שצריך לעשות ללקוחות שהגיעו בלי תור ועוד…
3. לקוחות מאחרות כרוניות
התפקיד שלנו הוא להעניק טיפול ללקוחותינו ולא לחנך אותן. כמובן שבסביבת עבודה דינמית, יש שינויים, איחורים, ביטולים וזה חלק מהעבודה.
אבל ישנן לקוחות שהן מאחרות כרוניות. הן מעטות, אבל הן קיימות בכל מכון. אפשר לאמר שכשאת רואה את שמן ביומן את נכנסת ללחץ. זה לא קשור לכך שהן לקוחות טובות ונחמדות, זה קשור לכך שכמעט לפני כל פגישה איתן את לחוצה ומקווה שיגיעו בזמן ולעיתים די קרובות הן לא מגיעות בזמן. התנהלות זו מביאה איתה מתח, אי נעימות ולפעמים שיבוש של התורים שמתמשכים לעיתים עד סוף היום, דבר שמביא איתו גם עימות עם לקוחות אחרות שהגיעו בזמן ולא התקבלו בזמן.
ניהול יומן עבודה נכון, יכול להקל על הבעיה, בכך שתקבעי מראש טווח זמן עבודה רחב יותר. אבל כדי להגיע למהלך הזה, את צריכה לעשות קודם חשיבה עיסקית האם זה כדאי לך? האם זה משתלם לך מבחינה עסקית?. אם תחליטי שכן, סדרי את היומן בהתאם, אם תחליטי שלא משתלם לך, תיפרדי לשלום מהלקוחה.
4. לקוחות מבטלות
לא מדובר כמובן בלקוחות שיצא להן לבטל תורים פה ושם, אלא הכוונה היא ללקוחות המבטלות תור בדכיפות גבוהה ועושות את זה תמיד ברגע האחרון.
גם התופעה הזו קיימת ומוכרת בכל מכון וכדי למנוע זמנים אבודים ביומן שלך, שאין לך סיכוי למלא אותם, את חייבת לטפל בזה מראש.
עשי חושבים עם עצמך גם בנושא זה. אין שום כדאיות מבחינה כלכלית להמשיך ולטפל בלקוחה כזו, גם אם היא לקוחה נחמדה. במקרה הזה הייתי מציעה לך לדבר עם הלקוחה באופן גלוי ולהגיד לה כי תנאי להמשך ההתקשרות ביניכן יהיה שהיא תשלום עבור כל תור שהיא מבטלת בטווח של שלושה ימים לפני מועד הטיפול, או לפי טווח אחר שאת תקבעי. מנסיוני, לפעמים זה עוזר….,
קישור למאמרים נוספים בנושא עסקי ציפורניים
אילנה זהבי, מייסדת ענף הציפורניים בישראל